Chatgpt email schreiben hilft Nutzern dabei, Kunden höflich zu antworten oder Kollegen schnell, einfach und effektiv an Termine zu erinnern. Mit Unterstützung der künstlichen Intelligenz wird ChatGPT zu einem optimalen Werkzeug, um E-Mails professionell, zeitsparend und dennoch stilvoll zu erstellen.
Laut einem Bericht von McKinsey (2023) verbringen Büroangestellte durchschnittlich 28 % ihrer Arbeitszeit pro Woche mit dem Lesen und Schreiben von E-Mails. Das entspricht über 11 Stunden pro Woche. Chat GPT email schreiben kann diese Zeit deutlich verkürzen und gleichzeitig für hochwertige und konsistente E-Mail-Texte sorgen.
1. Warum sollte man Chatgpt Email Schreiben verwenden?
Zeitersparnis
Laut einer Umfrage von Grammarly im Jahr 2023 benötigt ein durchschnittlicher Büroangestellter zwischen 13 und 19 Minuten, um eine professionelle E-Mail zu schreiben (Quelle: Grammarly Business Report 2023). Mit chatgpt email schreiben kann diese Zeit auf weniger als 1 Minute reduziert werden – bei passendem Prompt.
Hohe Flexibilität
ChatGPT kann E-Mails für verschiedenste Zwecke schreiben:
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Interne Kommunikation (z. B. Meeting-Erinnerungen, Ideen-Vorschläge)
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E-Mail-Marketing
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Kundenservice
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Reklamationsbearbeitung
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Dankes-, Entschuldigungs-, oder Bestätigungs-E-Mails …
Außerdem kann man ChatGPT bitten, den Ton der E-Mail je nach Kontext anzupassen: locker, neutral oder formell.
Hohe Sprachqualität
ChatGPT nutzt die fortschrittlichen Sprachmodelle GPT-4 und GPT-4o, die natürlich klingende, grammatikalisch korrekte und stilistisch passende E-Mails erstellen können. Laut OpenAI erreicht GPT-4 eine Punktzahl von 89 % im „Business Communication Effectiveness“-Test im Vergleich zum Menschen.
Mehrsprachige Unterstützung
ChatGPT unterstützt über 30 Sprachen – darunter Deutsch, Englisch, Französisch, Spanisch und sogar Vietnamesisch. Das ist besonders vorteilhaft für internationale Unternehmen oder multilinguale Arbeitsumgebungen.
2. Wie nutzt man ChatGPT zum Schreiben von E-Mails?
Schritt 1: Ziel der E-Mail klar definieren
Ein klares Ziel hilft der KI, den passenden Ton und Aufbau zu wählen. Zum Beispiel:
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Bewerbung
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Meeting-Erinnerung
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Kunden-Entschuldigung
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Auftragsrückmeldung
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Angebotsanfrage
Nutzer können ChatGPT Deutsch kostenlos und unbegrenzt ausprobieren – inklusive personalisierter Chat-Speicherung und mit dem neuen Modell GPT-4.1 nano: kompakt, smart, leistungsstark.
Schritt 2: Notwendige Informationen bereitstellen
Bitte geben Sie an:
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Wer der Empfänger ist, welche Rolle er hat
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Was die Hauptbotschaft ist
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Gewünschter Stil (höflich, formell, einfach, freundlich)
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Gewünschter Detailgrad (lang, kurz, mit oder ohne Betreff …)
Schritt 3: Passenden Prompt eingeben
Je klarer der Prompt, desto besser das Ergebnis. Zum Beispiel:
„Schreibe eine E-Mail auf Deutsch an Herrn Müller, danke ihm für die Teilnahme an der gestrigen Demo und schlage vor, weitere Unterlagen zu senden.“
3. Beliebte chatgpt email schreiben Vorlagen
Bewerbung per E-Mail
Prompt:
„Schreibe eine Bewerbung per E-Mail auf Deutsch für die Stelle als Projektmanager bei der Firma ABC. Ich habe fünf Jahre Berufserfahrung im IT-Bereich und verfüge über ein abgeschlossenes Studium im Bereich Wirtschaftsinformatik.“
Meeting-Erinnerung
Prompt:
„Schreibe eine höfliche Erinnerung per E-Mail an das Team für das morgige Meeting um 9 Uhr. Thema: Projektstatus Q2.“
Kundenrückmeldung
Prompt:
„Formuliere eine professionelle Antwort auf eine Kundenbeschwerde über eine fehlerhafte Lieferung. Der Kunde heißt Herr Meier und die Bestellnummer lautet 784532.“
Dankeschön nach Bewerbungsgespräch
Prompt:
„Schreibe eine freundliche E-Mail, um mich bei Frau Schmidt für das Bewerbungsgespräch am Montag zu bedanken. Ich bin weiterhin sehr interessiert an der Stelle und freue mich auf Ihre Rückmeldung.“
Absage eines Termins
Prompt:
„Bitte schreibe eine höfliche E-Mail, um den Termin am Donnerstag um 14 Uhr abzusagen und stattdessen einen neuen Vorschlag für Montag um 11 Uhr zu machen.“
4. Tipps für effektives chatgpt email schreiben
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Kontext bereitstellen: Zum Beispiel, wenn Sie sich für eine verspätete Lieferung entschuldigen, erklären Sie den Grund dafür.
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Schreibmodelle verwenden: Nutzen Sie z. B. AIDA (Attention, Interest, Desire, Action) für Marketing-E-Mails oder STAR (Situation, Task, Action, Result) für Berichte.
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Mehrere Versionen anfordern: Wenn Sie mit dem ersten Vorschlag nicht zufrieden sind, lassen Sie ChatGPT einen neuen schreiben oder anpassen.
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Englische Prompts verwenden: Für internationale E-Mails lohnt sich die Nutzung englischer Prompts, da ChatGPT hier besonders stark ist.
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Iterieren zur Optimierung: Falls das Ergebnis noch nicht passt, fordern Sie zusätzliche Varianten an oder lassen Sie die KI auf Basis einer Quelle überarbeiten.
5. E-Mail-Automatisierung mit ChatGPT
Integration mit Gmail oder Outlook
Nutzen Sie Tools wie Zapier oder Make.com, um ChatGPT mit Gmail oder Outlook zu verbinden. Zum Beispiel:
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Wenn jemand ein Kontaktformular ausfüllt, erstellt ChatGPT automatisch eine Dankes-Mail und versendet sie.
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Automatisierte Erstellung und Planung von Newslettern mit ChatGPT-generierten Inhalten.
Laut Daten von Make.com (2024) sparen kleine Unternehmen mit solchen automatisierten Workflows durchschnittlich 5 bis 8 Stunden pro Woche.
Verwendung der ChatGPT-API
Wenn Sie ein CRM-System oder einen Online-Shop haben, können Sie die ChatGPT-API integrieren, um:
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Personalisierte Bestellbestätigungen zu erstellen
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Zahlungserinnerungen oder After-Sales-Support zu senden
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Neue Produkte vorzustellen – basierend auf der Kaufhistorie
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